Beratungsunterstützung, Wissenstransfer und Weiterentwicklung des Vorlagenmanagements – Öffentliche Verwaltung

Ein Kompetenzzentrum des Bundes benötigte Unterstützung beim Vorlagenmanagement VLS/ActaNova. Unsere Trusted Advisor Barbara Maeder war als Business Analystin zuständig für das Analysieren, Konzipieren und Umsetzen der Dokumentvorlagen im bundesweiten Vorlagenmanagement VLS. Ein weiterer Teil ihrer Aufgabe war es, die Vorlagen im GEVER-System ActaNova zur Verfügung zu stellen.

Um dieses Projektziel zu erreichen war zunächst eine organisatorische und technische Situationsanalyse notwendig. Im Anschluss wurde das Vorgehen bestimmt sowie die Planung erarbeitet.

Nach Analyse der betroffenen Dokumentvorlagen hat Barbara Maeder verschiedene Lösungsvarianten erarbeitet und die neuen Dokumentvorlagen umgesetzt. Dies bedeutet im Detail, dass die Vorlagen in VLS designed, getestet und in ActaNova eingebunden werden mussten. Im nächsten und letzten Schritt folgte die Ausbildung des GEVER-Teams im Umgang mit dem Vorlagenservice VLS und die Produktivsetzung der neuen Vorlagen. Herausforderung dabei war, dass ein Teil der Dokumentvorlagen bereits in VLS umgesetzt war. Dies jedoch in mangelhafter Qualität, sodass diese nochmals neu erarbeitet werden mussten.

Nach Abschluss des Projekts verfügte der Kunde über 600 in VLS umgesetzte Dokumentvorlagen sowie ein ausgebildetes GEVER-Team. Das Ziel funktionsfähige, benutzerfreundliche, aktuelle und in ActaNova integrierte Dokumentvorlagen zu erhalten, wurde erreicht. Sie erleichtern in der Behörde nun die tägliche Arbeit und führen zu höherer Benutzerakzeptanz.