Einführung papierlose Prüfung bei der EIT.swiss (Verband der Elektrobranche)

Die EIT.swiss ist unter anderem für die Durchführung der Berufsprüfungen und der höheren Fachprüfungen für die diversen Berufe der dem Verband angeschlossenen Firmen zuständig. Dies sind beispielsweise Elektroprojektleiter, Elektrosicherheitsberater und Projektleiter im Bereich Gebäudeautomation.

Pro Jahr werden in 25 Wochen circa 50 Prüfungen mit jeweils 25 Kandidaten durchgeführt. Für jede Prüfung fielen bisher mehrere 10'000 Seiten Papier an, die gedruckt, bearbeitet, sortiert und archiviert werden mussten. Ziel des Projektes war es, auf einen vollständig elektronischen Prozess umzustellen, der zum einen die Papierflut beendet und zum anderen die Abläufe vereinfacht und eine zeitgemässe Prüfungsdurchführung ermöglicht.

Unser Trusted Advisor Thomas Tröscher unterstützte den Verband als Projektleiter und Business Analyst bei der Umsetzung. Seine Aufgaben beinhalteten Analyse und Konzept sowie Umsetzung, Inbetriebnahme, Betrieb und Weiterentwicklung.

Er leitete das Projekt agil, kümmerte sich um die Einführung der SAFe Methodik, das Stakeholder-, Anforderungs- und Risikomanagement sowie die Evaluation der Lieferanten. In der Umsetzungsphase wurden die Lieferanten von ihm koordiniert. Im nächsten Schritt war Thomas Tröscher für die Softwarekonfiguration, das Schnittstellendesign, das Testkonzept und Testing der Lösung zuständig. Abschliessend wurde die neue Lösung eingeführt und die Kernmitarbeiter von ihm entsprechend geschult.

Eine der Herausforderungen bei diesem Vorhaben war die Tatsache, dass trotz dem Wunsch nach Digitalisierung zum Teil an etablierten Vorgehensweisen festgehalten werden sollte. Unter dieser Massgabe die notwendigen Änderungen am Standard-System so gering wie möglich zu halten, um keinen Ballast für die Zukunft zu schaffen, war eine herausfordernde Aufgabe.

Im Ergebnis erhielt der Kunde eine cloudbasierte Plattform für Prüfungsmanagement und Prüfungsdurchführung. Eine vollständige Verwaltung aller die Prüfung betreffenden Elemente, wie z.B. die Prüfungsveranstaltungen, Kandidatenanmeldung, Expertenanmeldung, Zeugnisse und mehr ist nun möglich.

Es entstand eine webbasierte Lösung für die Durchführung der Prüfungen mit dezentraler Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche Dokumente der Prüfung, wie z.B. Diplomarbeiten und während der Prüfung angefertigte Zeichnungen. Während der Prüfungen werden nun grosse Touch Displays zum Anfertigen von Zeichnungen eingesetzt.

Nach erfolgreichem Abschluss des Projektvorhabens, das in Zeit und Budget fertiggestellt wurde, erhielt der Kunde die gewünschte Reduktion des Prüfungsaufwands. Dies erhöht künftig die Zufriedenheit der Prüfungsexperten und sorgt darüber hinaus für einen Reputationsgewinn aufgrund der durchgängigen Digitalisierung.